Co jest najważniejsze podczas organizacji konferencji?

Organizacja konferencji to spore przedsięwzięcie. Warto się do niej odpowiednio przygotować. Kluczem do sukcesu może być dokładne zaplanowanie wszelkich działań i ustalenie priorytetowych kwestii. Prezentujemy kilka wskazówek, jak zorganizować idealną konferencję i co jest w jej organizacji najważniejsze.

Wybór daty
Bez tego kroku nie ruszymy z miejsca. Pierwsze i najważniejsze działania dotyczące prowadzenia branżowych imprez rozpoczyna się wcześnie. Warto zarezerwować idealne miejsce przed rozpoczęciem opracowywania planu. Optymalny czas to sześć miesięcy przed imprezą. Znalezienie właściwego centrum konferencyjnego jest priorytetem. Należy wziąć pod uwagę, że wiele miejsc musi być zarezerwowanych na kilka miesięcy przed imprezą.

Trzeba liczyć się z tym, że mogą wystąpić pewne ograniczenia w danym czasie, ze względu na określone sytuacje. Mogą mieć miejsce inne wydarzenia odbywające się w tym samym czasie, jak festiwale czy kampanie polityczne, a nawet wybory. O rezerwację obiektu będzie wówczas znacznie trudniej.

Bardzo ważny jest również czas trwania konferencji. Długość eventu zależy od liczby uczestników. Oszacujmy, zatem liczbę prelengentów i uczestników. Zaleca się zaplanowanie dwóch dni pełnych na konferencję obejmującą 250-300 osób. Liczba ta wydaje się międzynarodowym standardem.

Wybór miejsca
Gdy znamy już dokładną datę wydarzenia, przed nami kolejna kluczowa decyzja. Jest nią wybór miejsca. Należy wziąć pod uwagę kilka podstawowych aspektów. Pierwszym jest typ miejsca, który powinien odpowiadać typowi i ogólnej koncepcji wydarzenia. Istnieją trzy podstawowe rodzaje obiektów, które mogą stać się miejscem naszej konferencji:
- obiekty typowo szkoleniowe i konferencyjne,
- hotele (zwłaszcza te posiadające własne sale konferencyjne),
- miejsca niezależne (hale sportowe, dworki, muzea).

Niezależnie od rodzaju miejsca, które uważamy za najbardziej odpowiednie dla naszych potrzeb konferencyjnych i biznesowych, lokalizacja musi być przyjemna i spokojna. Jeśli szukamy wyjątkowo spokojnej okolicy, najlepszym wyborem będzie kompleks otoczony pięknymi ogrodami, a nawet bujnym lasem. Im bardziej malownicza okolica, tym lepiej.
Należy uwzględnić wielkość wydarzenia. Nie ma, bowiem sensu rezerwować miejsca, które może pomieścić setki uczestników, dla niewielkiej grupy gości. Równie nieprofesjonalne jest rezerwowanie małego pomieszczenia na dużą konferencję, aby zaoszczędzić pieniądze.

Liczy się także dostępność miejsca. Najważniejszym aspektem jest tutaj bliskość lotniska i innych środków transportu (kolejowego lub samochodowego). Im lepszy dojazd, tym większa frekwencja podczas imprezy. Zanim zarezerwujemy miejsce, upewnijmy się, że uwzględnia ono potrzeby transportowe uczestników wydarzenia.

Ustalenie budżetu
Jednym z głównych obowiązków dobrze przygotowanego organizatora konferencji jest zbudowanie budżetu wydarzeń. Nie ma szansy na rozpoczęcie planowania, jeśli nie wiemy, ile pieniędzy możemy wydać. Kluczem jest określenie limitów pieniężnych i upewnienie się, że wszyscy ich przestrzegają.

Powinniśmy ustalić górną granicę kwoty, jaką możemy wydać na wydarzenie. Będzie ona stanowić ogólną kwotę budżetu. Zdecydujmy koniecznie, jakie narzędzia zamierzamy wykorzystać do zbudowania planu budżetu. Istnieją narzędzia do budżetowania online, których można z powodzeniem używać, ale można też trzymać się zwykłych arkuszy kalkulacyjnych.

Podzielmy wydatki na kategorie takie, jak: wydatki na przyjęcie, rozrywkę, wynajem sali i sprzętu, marketing (materiały reklamowe), zajęcia rekreacyjne (sport, SPA) oraz druki (zaproszenia, etykiety, programy).

Zobacz również

Kontakt

Tel: 803 697 584

E-mail: kontakt@wioska-zeglarska.pl

Polecane miejsca na imprezy firmowe i okolicznościowe. Miejsca noclegowe godne polecenia w okolicach Krakowa, oferujące atrakcje dla dzieci, pyszne jedzenie i relaks w postaci salonów SPA.